2012年8月19日 星期日

PAPERLESS POLICY

現在還有很多人喜歡用紙張,或是很多的公司也還是傳統的紙本作業,ㄧ般來講,習慣一向是最難改變的事,所以我們的周邊還是必須有大量的紙張.

換一個角度講,不管是個人還是生意上的往來,一大堆的表單,單據,報告,驗收照片,還是有太多形式的資料要靠紙張的資料形式來傳遞,要全部電子化還是有許多的困難在.

可是深層的角度想一下,當今天每個人都有手機,而且相素都可以滿足資訊傳遞需求的時候,現有的表單,單據以及一大堆的資料為什麼還非得紙張不可.當雨林的面積越來越小,乾旱的地方越來越多,少砍一些樹來做紙是不是就代表有更多的氧氣及綠色空間可以保留,地球的暖化是不是也可以慢一點.

從管理的角度來看,紙張越少代表保存的空間需要越少,資訊的傳遞也越快.效率是不是就相對越高.隨便舉個例子好了,很多需要簡報的場合都要人手一份資料,弄個30頁好了,假設10個人參加這個會議,用縮圖的方式把簡報濃縮成4張一頁,一份簡報也要8張的紙,再加上一個漂亮的封面,一份簡報10張紙,一次會議就要用掉100張.這100張可不會是白紙,還要加上印刷跟裝訂,幾個小時簡報下來,假設內容還不錯,或許還有人會把資料留下來,假設只是一些廣告術語或是行銷資料,到最後應該都會變成廢紙簍內的垃圾,然後最後再回到廢紙廠再做一次經濟的循環.

從網路上的資料找到的,每製造1kg的紙,必須消耗2.7kg木材,130克石灰,85克硫,40克氯和300公升水,製造一噸紙要消耗20顆8公尺高,樹徑16公分的原木.一次簡報會議可能就要幾公斤的紙,但是效率卻是非常差,從後端的資料來看,這些資料如果保存的夠好,或許還有機會重複發揮知識的槓桿,但是從你我身邊可以看到的絕對不是這麼一回事,除了有價值的紙張之外,大部分應該都浪費掉了.

再從資料處理的角度來看,假設今天資料交給了工程師,工程師要把資料再給主管跟其他部門,請問這個資料要怎麼弄,是多印幾份給每人一份,還是再花時間去把它掃描起來電子化後再弄,這又是另外一個浪費跟成本.而且一點都不環保.

再舉另外一個例子,工程的驗收資料最雜最多,規範,標單,圖面都需要一堆的紙,這些東西基本上本來就是軟體做出來的,必如說規範通常是用word打的,標單用excel,圖面則是用cad畫的,難道就不能直接轉成電子檔嗎?答案當然是可以,但是為什麼到最後驗收的時候就非得弄一大堆印刷的東西再去裝訂成冊,假設不是電子檔的資料,如果國外的老闆要看,難不成要寄過去嗎?

所以從很多的角度來看,無紙電子化不但環保,成本也低,除了習慣問題,很多人擔心的是保全的問題,就像MP3打敗了CD,電子盜版整垮了整個唱片業跟錄影業,但是到最後線上商店的授權模式還是得到市場的認同,就像蘋果的itune一樣,要保全資料就加個密碼就好了,人們總是傾向懶惰的使用方式,如果資料真的需要保全,加個128位元的密碼看誰還會想努力去解他,如果價值真的有那麼多,加密就是必要的,如果只是一些說明和資料補充,並且資料也想讓很多人了解,就像廣告總是想要盡量的接觸到最多的消費者,那麼用紙跟用電子化,請問哪個效果會比較大?

無紙化政策不是只有環保跟自己成本考量而已,背後的商業考量在於可以更容易的與客戶溝通,更容易讓客戶也降低成本,舉例來講,今天去保養一台設備,寫了一堆的表格,抄了一堆的數據,假設這個表格就是數位化的,搞完後直接mail給客戶就好了,只要加上適當的追蹤系統,必如說用日期跟時間來編碼,客戶也會變得非常容易管理跟追蹤,相對客戶的成本也跟著降低,兩邊雙贏.

紙這個東西是中國人發明的,使用了幾千年,但是從歷史的角度來看,紙的使用對生態也帶來巨大的影響,人太多了,樹木卻越來越少,就算沒有很偉大的理由,人類都應該多保留樹木為我們製造氧氣,而不是拼命的砍伐.住家旁邊有樹,行人道上有樹,山上有樹,也就不會有那麼多的氣候災難.
同時也可以讓企業的成本降低,並善盡企業公民及世界公民的責任.

習慣的改變跟資料的整合並不容易,比如說我們如果要去拜訪一個客戶,必須留下公司及一部分的個人資料跟電話,那麼假設用line打一通免費的簡訊到對方的代表總機,電腦會自動加上時間,也不用在那邊填表,可能下班後保全人員還在那邊再把訪客資料key進電腦,同樣的,廠務人員的抄表資料全部電子化,想想節省下來的時間跟成本可以多做多少更重要而有效益的事.

無紙化其實沒有那麼難,工具的應用跟整合對了就搞定了,無紙化又不是要去發明登陸火星的探險車,也不是發明根本不存在的東西,以現在的科技水準來說,困難一點都不大,基本上只是決心跟態度而已.基於以上的理由,讓我們共同的向辦公室無紙化邁進吧.