2012年9月30日 星期日

節能減碳電子名片










設計這些名片的意思就是說,假設你用智慧型手機,跟客戶介紹自己不見得一定要遞名片,就直接用簡訊或是mail給他就好了,回去也好整理跟管理,而且省掉一大堆的費用跟程序,如果檔案不見也沒關係,只要再跟對方要一次就好了.

為什麼要設計這個東西,答案很簡單,為了節能減碳而已,把資料都電子化以後,假設公司有很多的人,底版就是一份而已,如果有必要要複製給別人,改名字,電話跟email而已,公司的新人來要拜訪客戶,用群組的方式整個丟給客戶,也就不用一張一張去發了.最短的時間讓公司的客戶或是組織的相關人知道這個人的存在,放上相片的話,很快就讓人認識你了,當然要放相片的話最好放最帥最美的那一張,不然還是不要放好.

節能減碳其實不是只有工程面的事情,工程面只是一部分,效率的提升跟流程的縮短才能節省時間,而節省時間才能夠節能減碳.

舉個例子,一個新人來,公司要幫他印名片,因此必須有他的資料,因此要填表,這中間就要開冷氣跟開電燈,熱就會一直產生,這些熱就會變成冷凍的負載,因為這些流程絕對缺少不了時間的運用,而幹這些事假設要花半小時好了,如果一個人幹這些事一小時的發熱量是300w,那麼這個流程假設縮短成10分鐘,那麼同樣幹這些事,熱量只剩1/6,也就是50w,用節能的角度來看就是省5/6,等於省8成多的發熱量,如果這個數字乘上1000倍,那就是一個嚇人的數字了,事情可以更有效率的做完,冷氣跟電燈使用的時間看可以省多少.

如果一個人常常在外面跑,也就是說從事業務的工作,多年下來一定會累計很多的名片,也有可能因為職務變動或換工作,這些名片如果是放在名片夾裡面,基本上要找是要多花時間的,假設是電子化就沒這個困擾了,再弄一張新的給你周邊的人就好了,成本呢?除了發送必要的頻寬費用之外,基本上是非常低的.

當然,一定有人怕隱私外流,騷擾電話接不完,手機給人家或是名片傳來傳去,可能惹來很多的麻煩,其實很多人可能不知道手機有一個封鎖來電者的功能,開啟這個功能以後,你不想接的電話就接不到了,假設你是名人或大老闆,相信接電話的一定不是自己,肯定是秘書或是助理接的,所以不用擔心隱私外流,一般人要懂得用封鎖來電者這個功能或是來電黑名單,都可以擋掉不必要的電話.當然如果你是欠人家很多錢或是作了什麼壞事要跑路,那麼可不要笨到用這個方法打知名度,這種東西是給正派的人用的.如果你拿了別人的名片電子檔在外面招搖撞騙,基本上是犯法的,被抓到可是要坐牢的.用電腦發東西都會留下電子線索,警察更快找上門.

但是假設你是業務,而且還是一個很菜的業務,沒經驗沒人脈什麼都沒有,公司發幾盒名片就叫你出去闖了,很有可能公司發給你的那些名片都還沒發完就陣亡了,但是如果是電子名片,你的新工作的名片還是可以迅速的給你的舊客戶或是需要知道你現在在幹嘛的人,而且成本低的可以.

這個名片要怎麼管理呢?存成以公司加名字為檔名的圖檔就好了,比用郵件程式來管理更快,只要搜尋公司或名字,我在自己電腦上測試的時間是不到一秒,因為名字這個東西同名同姓會有,但是畢竟不多,打開一個圖檔上面的資料應該足夠讓你找到人了,不管是電話或是mail都好.郵件程式的聯絡人管理我用這麼多年來有時還是滿討厭的,像是不同系統之間的編碼就不太一樣,用圖檔來管理也是不錯的方式.當然如果必須用到群組,email還是必須的.

名片是介紹自己給客戶最傳統也最普遍的方式,時代的進步可以讓我們用更快更好的方式來做,而且更加節能減碳,可不是為了要省印名片的錢,不管機器再怎麼有效率,人的行為才是節能減碳的關鍵,就從電子名片這一小步開始吧.