節能減碳電子檔

資訊的傳播需要媒介,最傳統的媒介是紙張,紙張則是由紙漿或是其他材料製成.基本上就是屬於一種實體的物質.因此一張紙張的使用必須經歷從原料到成品的各個過程,使用後再經由回收的系統重新再製成紙張來使用,這中間的過程必須耗費不少的能源.

對於公司裡的資訊傳遞來說,現在已經有非常方便的電子郵件或是電子資訊傳遞系統讓所有需要知道某些消息的人不用浪費紙張即可讓需要知道資訊的人得到應有的訊息,但是對一些客戶的報價單,供應商的報價,簡報資料,型錄,運轉紀錄,貨物簽收單,維修簽單,各式各樣大大小小,規格不一的紙張如何管理,真正要找的時候找的到嗎?就算找的到速度,效率上會ok嗎?

過去的經驗裡面在使用紙張的目的最重要的是為了要留下讓客戶付款的憑證,所以會有一堆的簽收單,東西大還好,如果是金額小的,整天整理這些單據就夠煩了,在對客戶的簡報,報價,供應商的來往文件,各個不同廠商的各式憑證,真正拿到這種沒有統一規格的紙張,放了太久以後真正要去找出來有機會嗎?

一個朋友的事業光供應商就有幾十家,各個廠商製作的各式表格不一,每個月在整理這些紙張時都要耗費很多的人力來處理,速度當然是談不上,精密度更不用講,能勉強把數量對上就偷笑了,有些紙張因為小,常常容易折一折就不見了,這時只能翻天覆地去找或是廠商再弄一份來.

在廠務系統上也是常常會這樣,興建的時候圖就不清不椘,驗收之後印了一大本來經過歲月或是人員的更替摧殘,有些圖還根本就不見了,真正要做什麼改變或是做故障查修,什麼資料都沒有,面對一堆拉的亂七八糟的管路及線路,真正要故障排除真是困難萬分.只能到處修修補補,陷入惡性循環的狀況.

現在還有很多的廠商還保留這種很糟糕的做事習慣,報價,表格傳真來傳真去,或是用電腦做出看似精美的目錄,拿了一本非常漂亮的外帶封面的推銷資料,要去敲開客戶的大門,請問若是拿到這些紙張的直接人員有興趣要呈給主管參考,請問是再多印幾份給相關人員參考,還是再花時間用機器把紙張資料掃描成電子檔給主管,這中間又要多花多少時間和金錢成本來處理這些事情.整個處理的流程符不符合經濟效率和精密度.

如果廠商直接給客戶的各種資料就是電子檔,不喜歡就直接殺掉,需要留檔就直接找個資料夾存起來,需要通知別人就用轉寄或是公用資料夾或是雲端的方式來做,當轉寄的時候其時就等於在兩台的電腦上都有了備分,基本上等於就自動備分了,所以完全不需擔心紙張遺失,資料不見的窘境,要搜尋的時候只要輕鬆鍵入幾個字就可以把資料調出來,除非電腦或是保留資料的方式不對,不然理論上這些資料是可以無限期保留的.

我非常好奇的是廠商的門禁管理簽單最後都到哪裡去了?就是說進去廠裏辦事或施工,要拿一張小小的簽單給客戶簽,管理上的精度或效率有辦法在經過很長一段時間之後,然後在非常短的時間內就知道哪個時間誰進來幹過哪些事或是做過什麼工.我想可能是很困難的一件事情.

更可笑的是現在還有很多東西有很多多聯單的設計,例如一聯給客戶(黃單),一聯給會計(紅單),一聯給警衛(白單),一個小小的貨物流程就這麼長,一張小單子在好幾個人身上,後續這些在不同的人身上的這張小單子到最後又怎麼處理?除了會計拿到的那一張要用來跟客戶請款,如果那張單子不見了,是不是代表客戶就可以直接賴賬,反正你沒有證據,要收錢拿證據來,不然不給請款.這樣的廠商跟客戶關係建立在幾張可笑的20平方公分紙張上,合乎生意的邏輯嗎?在生意的邏輯來講,東西賣出去最重要是收到錢,只要客戶給錢,為什麼要客戶接受公司設計出來一些可笑的表格,只要沒漏稅,營業的行為就是要開發票,而發票就是最好的簽收單,如果東西沒做好,客戶怎麼願意接受廠商開的發票,這中間就算有一堆客戶簽收的資料又如何,反正發票沒開就是收不到錢,能拿客戶簽收畫押的一些公司設計的可笑簽單或表格去跟客戶收錢嗎?答案可能是不行吧.

前陣子有個客戶跟我要求一些紙張的簡報資料,我告訴她我無法提供紙張的資料,原因就像我上面講的,若是客戶要十份,每份資料20張,那不就要印200張,這200張要砍多少樹,對廠商跟客戶來講彼此的獲益有多少,還是給彼此雙方又增加了多少成本,這中間其實是有很大的問號在裡面的.
就像我以前做維修,去到客戶那邊就是要一張工作簽單,最後這些簽單還不是往某個櫃子一塞,真正要找還是要花一些時間來找,跟用電子化相比,時間多個100倍應該不為過吧,這還是要某個人知道東西擺哪裡?如果剛好人事變動沒有交接好,那就永遠石沉大海了,如果是有關業務機密的價格資料,坦白講,那應該就會很好笑了.公司的虧損或獲利有可能就在這個誤差中發生了.

現在的雲端系統其實不是什麼新概念,重要的是人要改變原本工作的習慣和看事情的態度,從工作不合理的流程去改善,不要刻意去製造磚塊砸客戶及自己的腳,但是事實上其實是很難的,尤其越大的公司越是如此,流程重重,表單處處,先不要講什麼節能減碳這種口號,換個角度講,少一些人在辦公室處理這些紙張表單表格文件,辦公室冷氣自然就可以少開或不開,做什麼改善比這個更能省電.重要的資料或表格就直接在雲端上處理,不管是公司自己做的小雲或公共用的大雲,總之不用在辦公室做就是省電了.甚至人員根本就可以不用到公司,直接在家辦公就好了.

看一家公司的競爭力其實可以很容易的從辦公室人員的桌上紙張多少來判斷,這個其實都是公司的內耗,前幾天去客戶那邊說要弄一個水量統計系統,結果客戶說用傳統的類比表就好,然後再來用抄表的,明明就有監控的點可以使用卻偏偏為了省價差而不用,如果一個表撐5年就好,每天都要有人去抄,這5年的抄表人力成本可以買幾顆有數位通信功能的表,傳統的抄表又要花多少時間來處理及儲存這些資料?傳統表跟數位表的價差有可能差到那麼多的成本嗎?

電子化資料處理有太多的好處,重點是如何設計出一套適合公司及客戶的系統,對供應商來講,要求表單電子化其實沒有那麼困難,至少報價或是相關資料就是第一步,要做生意總要自己想辦法,對公司內部來講,弄一套適合自己公司的雲來用應該是一個好方法,只是這朵雲要怎麼設計其實有很大學問在,弄不好的話也可能把公司搞垮,不過事情總有一體兩面,即使事情一樣,不同的人處理結果往往就是反的.就看公司主事者的智慧跟手段了.